跨領域同好會（二）

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主題精要

宋晧溓：AI 輔助與協同作業及專案管理應用

政大校學士辦公室在人力精簡的條件下，以 AI 工具分擔業務壓力，應用涵蓋三個面向：

1. 學生服務：藉由 Custom GPT 搭建制度諮詢（資格、規定、FAQ）和引導學生撰寫學習計劃書（含範本和評估指標），要求學生先與 AI 對話、再來找人諮詢，有效過濾重複性基礎問題。

2. 行政業務：以 Google Sheet 公式協助檢索和整理資料，並搭配 Google Apps Script 自動生成個人化寄信稿（審查委員邀請信、學生通知信），輔以手動點發規避每日發信上限。也透過 AI 協助整理學期時程表、撰寫成果報告、會議記錄初稿，最終由人員編修和審閱確認。

3. 系統化管理與傳承：建立高密度的雲端資料夾分類架構，搭配公式化 SOP，使新進人員能在短期內接手業務；並規劃用 Vibe Coding 設計校學士數位平台，以利學生提交、同仁檢索、師長審核、後期異動作業。

核心觀點：AI 不需要 100% 自動化，而是減輕 80% 工作負擔，讓人力聚焦於制度優化與品質把關。

林經堯：從什麼都想做，到知道先做什麼

跨領域專案最常見的困境，不是沒有想法，而是想法太多；不是沒有資料，而是資料整理不出方向。學生訪談了很多人、看見很多痛點、也畫出了複雜的利害關係人地圖——但下一步往往卡住在同一個問題：「到底要先解決哪一個？」林經堯將分享 AI 如何在設計思考雙鑽石的 Define 階段，協助團隊從「發現了很多事」走向「聚焦在一件事」。

AI 在這裡不只是摘要工具，而可以扮演三個角色：

• 追問者：透過問題分解，辨識核心矛盾與表面症狀的差異

• 反方辯手：透過 Persona 模擬，檢查問題定義是否過於偏狹

• 現實檢核者：透過能力盤點，協助團隊判斷哪些方向真的做得下去

Define 不只是「寫出一句問題陳述」，而是整個專案能否向前推進的關鍵轉折。這場分享，就從這裡開始談。